A Administração Municipal de Americana está se preparando para dar mais um importante passo para desburocratizar e tornar mais eficientes e ágeis seus procedimentos. Uma nova plataforma, batizada de Americana Digital, está para ser implantada e possibilitará que todos os processos administrativos, gerados internamente ou por demanda externa, da população, sejam digitais. A partir da implantação do sistema, cuja previsão de início é ainda para o mês de março, todo processo gerado não será mais físico, em papel, e sim digital.
A primeira fase de implantação da nova plataforma teve início na segunda quinzena de janeiro. Desde então, o projeto está sendo apresentado para os servidores envolvidos, atividade que se estenderá até o dia seis de março. A segunda fase está prevista para entre 9 e 13 de março, com treinamento de servidores, lançamento do projeto e implantação da plataforma, que foi desenvolvida pela empresa vencedora de licitação 1Doc.
O Projeto Americana Digital é um sistema integrado e padronizado em uma plataforma digital para comunicação interna e externa, tramitação de protocolos de maneira eletrônica (sem papel) e aprovação de projetos e alvarás totalmente digital, que permite acompanhamento em tempo real de cada etapa do processo via celular, tablet, desktop e notebooks, em qualquer hora e lugar.
O diretor da Unidade de Serviços Gerais e responsável pela coordenação do projeto, Eduardo Cesar Samogin Spilla, destaca alguns benefícios com a nova plataforma, entre eles eliminação do papel, redução de custos indiretos, eliminação de espaço físico de armazenamento, segurança, sustentabilidade, organização, eficiência na gestão dos processos e centralização das demandas da Prefeitura em um único sistema. “Está em curso uma mudança de conceitos e quebra de paradigmas, que resultará em agilidade e eficiência”, ressalta Spilla.
Atualmente, o arquivo municipal armazena 20 mil caixas, com 1,5 milhão de processos arquivados e 75 milhões de páginas. Estimativas indicam que um processo físico de 50 páginas no final da tramitação custe algo em torno de R$ 40,00. Anualmente, a Prefeitura de Americana tramita 90 mil processos, o que daria um custo estimado de R$ 3,6 milhões ao ano.
O investimento na implantação da plataforma é de R$ 250 mil ao ano. O potencial de economia com o novo sistema é de R$ 200 mil nos primeiros seis meses; R$ 600 mil em um ano; chegando a R$ 2 milhões ao ano quando tudo já estiver migrado para o virtual. Por um bom tempo, a Prefeitura ainda vai trabalhar nos dois sistemas, uma vez que serão digitais apenas os processos iniciados a partir da implantação da nova plataforma. Mas, no decorrer dos anos, o manuseio do processo físico tende a diminuir até se extinguir totalmente.
