O Projeto Americana Digital, implantado com sucesso na Prefeitura de Americana no governo do prefeito Omar Najar, está se destacando e se tornando referência pelo trabalho desenvolvido, visando a digitalização de documentos, processos administrativos, agilizando tramitações e gerando economia de mais de R$ 800 mil em oito meses de implantação. Na última quinta-feira (3), todo o processo de criação do novo sistema foi apresentado pela equipe da prefeitura ao gerente de Inovação e Transformação do CREA-SP (Conselho Regional de Engenharia e Agronomia), Israel Macedo, e do diretor eleito da empresa Mútua-SP, Renato Archanjo.
A exposição foi feita pelos secretários de Planejamento (Seplan), Ângelo Sérgio Marton, de Administração, José Eduardo da Cruz Rodrigues Flores, dos gestores do Projeto Americana Digital, Eduardo Spilla e Vilson Moreno, o representante da Unidade de Geoprocessamento, Vitor Dell Ducas, e do especialista de Negócios da 1DOC, empresa detentora do sistema digital, Anderson Valli.
“O CREA conheceu o trabalho de Americana e se interessou em aprofundar o conhecimento sobre o sistema digital para possível implantação futura, tendo em vista as inúmeras vantagens oferecidas em termos de eficiência, agilidade e economia. Buscamos no mercado a melhor alternativa para o desenvolvimento do sistema na prefeitura, abrimos licitação e a 1DOC foi contratada. Já tínhamos implantado o Geoprocessamento, sendo o processo iniciado no início do governo Omar Najar e, em 2016, foi criada a Unidade de Geoprocessamento e o Sistema de Informações Geográficas, então foi uma sequência que resultou na agilidade do trabalho”, explicou o secretário de Planejamento.
A Unidade de Aprovação de Projetos (UAP) da Seplan foi o primeiro setor informatizado pelo sistema 1DOC e obteve grande transformação nas rotinas de tramitação e aprovação dos projetos. “Ganhamos tempo nas aprovações, proporcionamos aos profissionais a otimização de tempo em seus trabalhos aumentando a eficiência e qualidade dos seus projetos. A Associação de Arquitetos e Engenheiros de Americana teve papel importante nesse processo, conscientizando os profissionais associados a utilizarem o sistema”, completou Marton.
A Unidade de Serviços Gerais, que cuida da área de gestão documental, implementou o trabalho junto com a equipe do Geoprocessamento e com a 1DOC. “Da realidade da tramitação de processos físicos, onde gerávamos uma média de 90 mil processos por ano com um custo estimado de R$ 3,6 milhões/ano, passamos para a tramitação eletrônica de documentos, sem papel e sem a necessidade de armazenamento físico. Hoje 95% dos nossos processos já são gerados digitalmente, mais ainda temos um legado de mais de 20 mil caixas e três mil pastas em arquivo, que gerou um custo de mais de R$ 10 milhões, além do aluguel da locação de espaço para armazenamento de R$ 200 mil por ano”, relatou o diretor da Unidade, Eduardo Spilla.
A prefeitura também está trabalhando na digitalização dos processos físicos existentes e atualmente, mais de 200 mil processos já foram digitalizados. Na plataforma digital, já foram gerados mais de 371 mil documentos em oito meses de implantação.
“É um sistema acessível e tem um retorno fantástico. Somente com impressão, conseguimos uma redução de custo de R$ 100 mil por mês. A nossa Central de Atendimento Digital é uma das mais acessadas do Brasil, com uma média de 25 mil acessos por mês. Isso aponta a maturidade do município de Americana para trabalhar com os documentos digitais”, afirmou o diretor.
Para o secretário de Administração, Eduardo Flores, além da economia, o Americana Digital conquistou uma avaliação positiva dos usuários. “Atendeu às necessidades da população, com um grau satisfatório de avaliação de qualidade do serviço de 98,5%O prefeito Omar Najar foi um grande incentivador de todo o processo e hoje o município ganha em tecnologia e modernização”.
O Projeto Americana Digital é um Sistema Integrado e Padronizado de Comunicação. Permite a tramitação de protocolos de maneira eletrônica (sem utilização de papel), atendimento SAC, aprovação de projetos e alvarás 100% digital, processos administrativos, memorandos, Central de Atendimento Digital disponível 24h para o cidadão fazer seus pedidos.
“Com o empenho da equipe da Prefeitura de Americana, conseguimos um resultado muito rápido na implantação do sistema. Americana é destaque nesse processo”, disse especialista de Negócios da 1DOC.
Os representantes do CREA e da Mútua ressaltaram os benefícios do Americana Digital em termos de redução de custos e agilidade. “Sem dúvida nenhuma, o sistema funciona perfeitamente e está conectado com a realidade e o futuro. Americana está de parabéns pela implantação desse novo sistema, que proporciona muitas vantagens e deverá de servir de exemplo para outras possibilidades em outras cidades”, disse o representante da empresa Mútua.
O propósito da Prefeitura de Americana é expandir o projeto para as autarquias e ampliar o uso entre as escolas municipais e setores de Saúde.
